Referente di sede = referente plico telematico?

Può esserci coincidenza fra il referente per il plico telematico e il referente di sede che il primo giorno si occupa di dare le chiavi e gli altri materiali alla commissione?

Non ci sono motivi perché possa esserci incompatibilità

L'unico problema potrebbe essere un accavallarsi di impegni/responsabilità alle 8.00 dei due primi scritti. Tuttavia, anche se il responsabilità del plico deve essere di un docente, l'esecutore materiale è spesso un tecnico che, se è fidato, non ha bisogno della presenza fisica del responsabile, il quale resta principalmente responsabile delle password.

Abbiamo risolto dando l'incarico di "docente accogliente" a un collega che non potrà essere impegnato negli esami di stato.

E' necessario che il responsabile di istituto sia presente in sede anche dopo le due prove scritte? In genere quando ero in commissione poi le chiavi al mattino per gli orali venivano prese e ritirate in segreteria direttamente dal presidente di commissione.

gugu ha scritto:Abbiamo risolto dando l'incarico di "docente accogliente" a un collega che non potrà essere impegnato negli esami di stato.

E' necessario che il responsabile di istituto sia presente in sede anche dopo le due prove scritte? In genere quando ero in commissione poi le chiavi al mattino per gli orali venivano prese e ritirate in segreteria direttamente dal presidente di commissione.

Dipende tutto da come è organizzato l'istituto. Il "docente accogliente" dovrebbe avere anche l'incarico di ritirare, al termine delle operazioni d'esame, il plico, le chiavi e il materiale dato alla commissione il 18. Formalmente è il DS o un suo delegato, ma ogni scuola segue una sua procedura anche informale. La soluzione migliore - sul piano operativo - è che il "docente accogliente" sia un membro interno della Commissione. Mi è capitato, in passato, essendo delegato del dirigente e al tempo stesso commissario interno.

Non ho invece capito cosa intendi con "le chiavi al mattino per gli orali venivano prese e ritirate in segreteria direttamente dal presidente di commissione". Ti riferisci alle chiavi dei locali in cui si insedia la commissione? Se così è si tratta di una prassi non lecita. Solo il presidente della commissione e il vicepresidente possono disporre di tali chiavi per tutta la durata delle operazioni d'esame. La scuola non può disporre di copie (almeno ufficialmente). Tali locali sono interdetti a chiunque non faccia parte della commissione.

Quindi basterebbe il referente per il primo e l'ultimo giorno?

Io ho sempre visto i presidenti passare in segreteria il mattino tutti i giorni delle prove, per cui ho sempre presunto che andassero a ritirare le chiavi per aprire.

Volendo il DS potrebbe nominare come "accogliente" anche il DSGA o altro personale ATA?

In realtà i presidenti dovrebbero custodire le chiavi consegnate loro il primo giorno insieme a tutto il resto. Tuttavia capita spesso che i Presidenti lascino le chiavi in segreteria. Alla consegna delle chiavi può essere delegato anche un collaboratore scolastico, non solo il referente di sede o fiduciario.
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royalstefano ha scritto:In realtà i presidenti dovrebbero custodire le chiavi consegnate loro il primo giorno insieme a tutto il resto. Tuttavia capita spesso che i Presidenti lascino le chiavi in segreteria. Alla consegna delle chiavi può essere delegato anche un collaboratore scolastico, non solo il referente di sede o fiduciario.
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Ok, quindi forse è meglio che il DS deleghi il DSGA che sarà sicuramente a scuola per tutto il periodo senza gravare su un altro docente.

Una curiosità, sei stato nominato referente di sede?

royalstefano ha scritto:Una curiosità, sei stato nominato referente di sede?

Io sono referente del plico telematico.

Lasciare le chiavi in segreteria o, peggio, ad un collaboratore scolastico è un grave vizio di forma. Non è un caso che il primo e l'ultimo verbale abbiano come oggetto la consegna e la restituzione delle chiavi dei locali (oltre la documentazione, gli atti e il materiale di cancelleria). Il presidente e, in sua vece, il vicepresidente sono responsabili in prima persona di qualsiasi cosa succeda all'interno di quei locali durante le operazioni d'esame, a meno che non sia accertato e prontamente denunciato un ingresso forzato.

Per quanto riguarda l'altro aspetto, ovvero il delegato del dirigente scolastico che controfirma i verbali di consegna e restituzione e i due verbali di consegna del plico telematico, nulla vieta che possa essere individuato anche tra il personale non docente o tra una persona che ricopre anche un altro ruolo. Può pertanto essere un qualsiasi docente della scuola o un commissario interno o lo stesso referente del plico telematico. L'importante è che si verbalizzi come si sono svolte effettivamente le operazioni.

Io credo, comunque, che non possa essere il dsga nè altro personale ata.

@melia ha scritto:Io credo, comunque, che non possa essere il dsga nè altro personale ata.

Nel 2013 ero presidente in un plesso staccato. La consegna della documentazione, del materiale e delle chiavi l'ho trattata con la DSGA, venuta appositamente dalla sede centrale. Eravamo quattro commissioni, di cui una era presieduta da un dirigente scolastico che attualmente, da alcuni anni, è ispettore dell'USR e coordinatore degli esami nella mia regione. Persona quindi decisamente qualificata e affidabile per non contestare la procedura.
La restituzione è stata invece formalizzata con la referente fiduciaria del plesso, che era commissaria interna nella mia commissione.

Nel 2015, invece, ero commissario interno di un plesso staccato e delegato fiduciario. La DS era impegnata come presidente in un'altra scuola, la collaboratrice vicaria impegnata come delegata nella sede centrale e come commissaria interna in una delle commissioni, perciò ho ricoperto io, come delegato fiduciario, l'incarico di consegna e di restituzione pur essendo commissario interno.

In ogni modo ritengo sia preferibile, da un punto di vista formale, che in assenza di docenti e collaboratori del DS, il delegato alla consegna e alla restituzione sia il DSGA piuttosto che il referente del plico telematico. Quest'ultimo, infatti, può essere individuato in una persona che - nell'ambito della normativa sulla privacy, non è autorizzata al trattamento dei dati personali. Ad esempio, lo scorso anno ho avuto come interlocutore, nella scuola in cui ero presidente, uno dei collaboratori del dirigente scolastico (non il vicario, se non ricordo male), mentre il referente del plico telematico era un tecnico di laboratorio: in base alla normativa sull'esame di stato, un tecnico del personale ATA è abilitato a ricoprire l'incarico di referente per il plico telematico, mentre in base alla normativa sulla privacy non può essere abilitato, che io sappia, al trattamento dei dati dell'utenza, quindi formalmente non può essere delegato alla consegna di documentazione riguardante i candidati, contrariamente agli operatori o al direttore stesso dei servizi amministrativi.

Aggiungo, inoltre, che nel 2016, come presidente in un'altra scuola, formalmente ho avuto come interlocutore, nella consegna e nella restituzione, la collaboratrice vicaria del DS, ma tutte le operazioni, nella pratica si sono svolte attraverso la segreteria didattica.
Questo, a mio parere, è un vizio di forma a tutti gli effetti, perché i verbali sono stati sottoscritti da persone differenti da quelle che hanno svolto effettivamente quelle operazioni.

Che il delegato alla consegna e restituzione delle chiavi sia il DSGA mi sta bene, ho detto che non poteva essere il dsga pensando ad un unico delegato al quale consegnare anche il plico di chiusura e il tabellone da esporre (fino a qualche anno fa il tabellone dei risultati finali doveva essere esposto alcune dopo lo scioglimento della commissione). Come hai detto hai avuto due referenti, uno di consegna e restituzione delle chiavi e un altro a cui consegnare il plico di chiusura.

Premesso che il tabellone lo affiggo io o, su mia indicazione, uno dei commissari interni, per la restituzione del plico non ho problemi e mi attengo alle procedure che si adottano nelle varie scuole. In genere è il collaboratore del DS, l'anno scorso la segreteria didattica (anche se in presenza del collaboratore del DS), due anni fa direttamente la segreteria in assenza del collaboratore del DS, che era rimasta nel suo ufficio. Ciò che è importante è che in tutti i casi il verbale di restituzione è sempre stato controfirmato dal delegato del DS. Se poi dovesse perdersi un plico o dovesse essere manomesso, la responsabilità è sua, non mia.

Certo che adesso lo affiggiamo noi, ma fino a 6 anni fa l'ordinanza riportava la dicitura "... 24 ore dopo la chiusura dello scrutinio." Quest'anno poi, con 2 scuole, devo affidare uno dei tabelloni al delegato che lo deve affiggere al termine delle operazioni di scrutinio nella seconda scuola. Potrei anche andare io, ma non credo di trovare nessuno che mi apra dopo le 19. :-)
Il plico va materialmente consegnato a chi la scuola ritiene opportuno, ma la firma, e quindi la responsabilità, deve essere quella del delegato e, se il delegato non è presente, manca la firma.
Guarda che stiamo dicendo la stessa cosa, tu parli di consegna materiale io di consegna delle responsabilità di custodia. Il pacco fino all'archiviazione deve essere custodito nella cassaforte della scuola che spesso è ubicata nell'area delle segreterie.

@melia ha scritto:Il plico va materialmente consegnato a chi la scuola ritiene opportuno, ma la firma, e quindi la responsabilità,  deve essere quella del delegato e, se il delegato non è presente, manca la firma.

beh, finora non mi è mai capitato un caso del genere, ma certo è che chiavi cassaforte e plico restano sotto la mia custodia fino a quando non salta fuori una persona accreditata che controfirma il verbale di sostituzione

Domanda tecnica, visto che faccio il referente di plico per la prima volta e non vorrei sbagliare nulla.

La scuola ha deciso che la postazione per la stampa sia la vicepresidenza che non verrà usata per i giorni dal test del plico (venerdì) fino alla seconda prova.

Ora, questa aula deve rimanere sempre chiusa e il pc utilizzato esclusivamente nei momenti delle prove? Chi è tenuto a tenere le chiavi?

La mattina della prima prova devo attendere che arrivino i presidenti e solo in quel momento aprire la porta? Me lo domando soprattutto se dovessero passare le 08:30 e quindi la chiave sia già arrivata prima dei presidenti.

Devo fare un'unica stampa della prova, darla ai commissari, chiudere il pc (cancellare il pdf della prova?) e chiudere d'aula coi presidenti al seguito?

Non vorrei essere tacciato di persona che stampa le prove prima o dopo rispetto alla normativa e ai tempi previsti.

gugu ha scritto:Domanda tecnica, visto che faccio il referente di plico per la prima volta e non vorrei sbagliare nulla.

La scuola ha deciso che la postazione per la stampa sia la vicepresidenza che non verrà usata per i giorni dal test del plico (venerdì) fino alla seconda prova.

Ora, questa aula deve rimanere sempre chiusa e il pc utilizzato esclusivamente nei momenti delle prove? Chi è tenuto a tenere le chiavi?

La mattina della prima prova devo attendere che arrivino i presidenti e solo in quel momento aprire la porta? Me lo domando soprattutto se dovessero passare le 08:30 e quindi la chiave sia già arrivata prima dei presidenti.

Devo fare un'unica stampa della prova, darla ai commissari, chiudere il pc (cancellare il pdf della prova?) e chiudere d'aula coi presidenti al seguito?

Non vorrei essere tacciato di persona che stampa le prove prima o dopo rispetto alla normativa e ai tempi previsti.

Ma non ti hanno "istruito" sulla prassi?

Non so molto in proposito, ma, da quel poco che so, il computer dovrebbe restare in un locale chiuso in cui nessuno ha accesso nell'intervallo di tempo che intercorre tra lo scaricamento del file e i giorni delle prove. Per ovvie ragioni di sicurezza il pc dovrebbe comunque avere un account riservato. Meglio prepararsi allo scaricamento della chiave almeno una decina di minuti prima, perché di solito il server si intasa a quell'ora. E questo vale anche per i presidenti: se arrivano in ritardo non possono lamentarsi del fatto che la chiave sia già stata scaricata, in ogni modo è meglio attendere che siano tutti presenti e che l'operazione si svolga davanti a tutti: tieni pronto il pc, già acceso, e quando sono tutti presenti fai le operazioni previste: avvii il browser, ti colleghi al sito e scarichi la chiave appena sarà disponibile.

Fai uno stampato per ciascuna commissione, dopo di che avvisa i presidenti che si conservino con cura la copia perché provvederai a cancellare il file e spegnere il PC. In questo modo nessuno contesterà il tuo operato.

So che la prassi è quella. Ma vorrei capire se in quei giorni è la scuola ad essere responsabile della non entrata in quel locale.
Di certo non posso portarmi a casa io le chiavi della vicepresidenza.

Se non puoi disporre esclusivamente di quel locale non è un problema tuo

Secondo voi il referente del plico può uscire dalla scuola prima delle tre ore dall'inizio della prova?

ibernato ha scritto:Secondo voi il referente del plico può uscire dalla scuola prima delle tre ore dall'inizio della prova?

Alcuni anni fa ero delegato fiduciario in una sede a 70 km dalla centrale. Il referente del plico telematico veniva con l'auto dell'istituto. L'autista se ne andava al mare e il referente se ne stava nella stanzettà per tutte le tre ore. Non so se sia un atto dovuto, però ho ammirato la correttezza del collega. Irreprensibile.