Rimborsi Erasmus

Buongiorno, l'Istituto in cui insegno ha vinto un bando Erasmus+ e fra un paio di mesi partirò per il mio corso all'estero.
A febbraio/marzo ho anticipato di tasca mia le spese per il volo ed il soggiorno (non poco considerando i costi attuali e i ns stipendi) mentre la scuola ha pagato solo il corso. Dopo un paio di richieste in merito ai rimborsi, ci è stato comunicato a mezzo registro elettronico, senza fare riferimento a nessuna normativa, che quanto anticipato ci verrà rimborsato non prima della fine delle lezioni ed entro la settimana precedente la partenza.
Ora, a me non pare corretto, e vorrei sapere se tale decisione è lecita e fondata su qualche normativa che io non ho trovato.
P.S. i soldi del bando sono stati incamerati lo scorso anno.
Ringrazio chi mi porterà eventuali esperienze e soprattutto normative.