gita scolastica all'estero: è possibile versare acconti???

Sono alle prese con l'organizzazione di un viaggio di istruzione all'estero di 3 gg. con alunni di terza media.
L'agenzia, GIUSTAMENTE, chiede un acconto alle famiglie al fine di prenotare le camere in hotel (quale hotel riserva 30 camere a qualcuno "sulla parola"?).
La segreteria si è opposta asserendo che la scuola, in quanto PA, non può versare acconti: al momento la pratica è stata bloccata e ormai le probabilità che si effettui il viaggio sono quasi nulle, dato che la partenza è prevista fra soli due mesi!
Quando ho chiesto i riferimenti normativi in segreteria non me li hanno forniti: mi hanno liquidato con un semplice "la legge esiste!"; la DSGA è irreperibile, idem la Dirigente.
Tale comportamento è accettabile? Può una segreteria boicottare un viaggio di istruzione in questo modo dopo che è stato pianificato tutto nei dettagli da ottobre per un ridicolo cavillo burocratico????????????????????????
Dove è scritto che la scuola non può versare acconti a terzi???????
Tutti gli Istituti che versano acconti per gite di più giorni agiscono allora contro la legge?????????
Vogliono semplicemente che la gita non si faccia: come posso tutelarmi?????